Founder & Wedding Planner
今天很开心有了新一位的投稿嘉宾啦！他是拥有8年活动策划经验的 00 后 婚礼策划师。他自称目前可能是全槟城/马来西亚唯一在小红书分享备婚的一些小贴士/Case Study的婚礼策划师。
虽然他的公司比较专注在于婚礼策划，商业活动策划占了比较小部分，但是这个主题无论大小公司都会遇到的知识盲区。就算如果你创业没有额外资金聘请策划师，我相信你也会了解更多内幕，需要注意什么。如果有资金的商家，你就会更加了解活动策划师的价值。所以，今天就来聊聊这个话题！
Annual Dinner，一个基本上每个人都可能有参与过的商业活动。我们的印象中Annual Dinner就是一家公司给与员工一整年辛劳的慰劳宴 – 在台湾也可能称作尾牙。但是身为企业家的我们，Annual dinner 只是举办给我们的员工一个单一目的慰劳宴而已吗？不一定，在我策划的annual dinner中有接近一半的公司都会邀请所谓的stakeholders, 因为也是感谢他们一整年的支持与协助公司才会继续壮大发展。 那么如果办一场将近可能1-3百人以上的Annual Dinner，对于小白/新手来说就可能会比较痛苦，无从下手， 那么聘请Event Planner是一个好选择吗？
聘请活动策划师最直接的价值就是利用他人的专业，节省最多的时间，专注发展自己公司的业务。每个人的时间还有专注力都是有限的， 如果今天因为你自己公司要举办的活动导致利用公司大部分的人手 2个星期就损失了多少，原本可以产生价值的金钱与时间。倒不如让团队专注他们的工作内容产生更多的价值。
案例1： 浪费时间
很多公司举办活动前并没有给与下属明确的指示与方向，导致下属需要利用更多时间去询问供应商价格来回沟通。曾经有一个公司的HR 联系我，询问我们的服务如果他们公司想要举办Annual Dinner 问我们场地布置需要多少钱， 但是基于上司没有给与明确的预算还有要求，导致咨询不停的在等待与卡顿，过程来回就用了2个星期来了解他们的基本要求而已。
这两个星期就耽误了自己团队的工作时间与精力，无法专注的为公司产生应有价值，更何况她是一名公司的HR 对于活动安排更是一窍不通的，所以沟通上也会很容易产生误会，还有沟通不良（不在一个频率上）。加上所以的问题都需要再跟上司汇报，再Feedback是极度没有效率的。
案例2：浪费金钱
我曾经遇到一个公司，在完全没有准备还有策划活动的概念下找上我为他们安排他们的Annual Dinner。他们只给了一个主题就邀请了几个策划公司来竞标他们的Proposal。当公司决策者是不了解活动策划背后的坑，他们只能透过报价还有计划书来选择供应商。但是这样就可以拿到最好的服务与价值了吗？
分分钟那些服务都是劣质的公司包办的，而且价格还被Mark Up了好几倍（因为服务不到位的商家，价格低廉），这样不只是拿不到应有的价值还浪费了金钱被黑心商家赚走了。
在筹备的过程中也会不小心遗漏了一些细节，导致原本的预算就会不足够。例如场地的音响与灯光是否已经包含在Quotation 里面了，那种报价单里的专业词汇，你是否完全的了解，如果不够熟悉的情况下，可能你要去与供应商给的可能是不一定的东西，导致后期发现的时候，就需要冤枉都花钱了。
这句是送给每位创业家，在帮助公司筹备活动的过程不难发现他们对于举办多大规模的活动需要的人手，流程，，预算等等都是没有概念的。 我们身为活动策划公司当然有责任为我们的顾客提供这些解决方案。我们都会建议 聘请策划师的原因就好像 在活动供应商还有公司之间有一个第三方在提供客观的建议（Event Consultation）， 不会因为个别的供应商牵着鼻子走。
再来公司也不是每天都在筹备活动，所以一定不了解每个供应商之前的历史，作品，还有做事风格。 拥有活动策划师不止可以帮你避雷一些不负责任的商家，分享我们观察供应商的专业能力，另外我们也可能会拿到一些同行提供的优惠价格为你们省下一笔费用。
案例1：兼职的一站式策划可能会遇到的坑
同行之间的竞争也相当激烈，例如Live Band，布置公司等等他们也会想办法扩展他们的业务就有可能会提供所谓一站式活动策划， 但是这个活动策划是完全对于这个供应商有直接的好处， 他也会只帮她的供应商讲好话，甚至你也不清楚其他供应商是来自他的公司还是Outsource的。
所以在提供建议方面就不会有客观的立场了，价格方面也是完全不透明的，分分钟被Mark Up了好几倍都有可能因为被单一的供应商带着绕圈圈了。有公司代表跟我分享过，曾经同样的表演经过所谓的一站式公司之后就翻了好几倍，这还是几年后他们才发现的坑。
案例2： 透明的服务内容
这是我的公司目前经营的模式，把服务，价格，内容都做透明化。这个也是参考了 D Concept 这个外汇车商的做法，做中间人直接清楚的把收费方式让你知道我们怎么样赚钱。 Event Consultation 这个好像不是太重要的项目，偏偏就是我们最看重的。我们Consult的不只是你的活动流程与编排， 而且连所有的供应商我们是直接把询问好几家价格清楚给你看（有证有据），还需要跟你分析这个公司的拍摄风格，布置手法，服务专业度适合你的活动还有公司吗？建议公司都找透明化的策划服务，因为这样不只是可以确保策划公司的建议是中肯的， 他们还会帮你们筛选比较优质的供应商。
案例3：临场反应
在活动拥有策划师第三个好处就是有专业的人手帮你处理紧急的问题/状况。一般上只要的有工作，我们都会携带一个Event Kit, 里面可能会有紧急情况需要用到的物品，例如针线，Super Glue，Marker Pen，Cable Tie，粘纸，眼药水等等，都为了预备任何事情都要尽可能的去解决。曾经在活动上， 在户外因为帐篷的帆布因为供应商绑不好，导致漏雨了，我们还需要临时充当外劳这样 用cable tie 帮忙去修补所谓漏雨的帆布。试想想看，如果活动进行到了一半出现这样的情况，你会自己上去解决一个你完全不了解的东西吗？还是等供应商30分钟到帮你解决呢？
案例4：让您的团队享受当下
一个活动要自己内部完成，你需要的是专业的音响操控员，灯光技术人员，荧幕设定人员，主持人，协调员，总指挥，控时人员等等。 这些虽然有些岗位的内容不会太复杂，但是试想想看，当你的老板举办了这次Annual Dinner慰劳您的时候你还需要在那边工作你会开心吗？ 更何况，老板们， 你的员工也不是拥有这些专业背景的，有时候遇到一些比较技术型的问题，他们就没有办法解决了，所以拥有专业的策划与执行团队不只是可以backup 你们遇到的任何紧急状况，还可以让你们的团队好好的享受这场活动。
聘请活动策划师并不是每个中小企业可以负担的， 但是希望透过这个文章提醒一些中小企业 我个人认为不是很值得浪费时间精力的地方，这些情况/坑只要有清晰的指示，方向还有活动的核心价值，策划一场活动就可以事半功倍了。如果你们在筹备活动期间有遇到那些问题我都可以无私的提供你们建议， 欢迎来Wedding Theory Planners 留下你的问题，可以回答的问题我们一定竭尽所能。
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看了这个文章，我觉得LAW CW分享了在大马做Event Planner真的不简单，价钱透明度更是重中之重！ 感恩你的分享！
